организация совещания

Вся правда о совещании

1. А стоит ли собирать совещание?

У каждого руководителя со временем накапливается свой арсенал методов работы с коллективом. Кто-то предпочитает работу по принципу «сдал-принял» и поощряет индивидуальные отчеты о проделанной работе. Кто-то регулярно собирает оперативки, чтобы сотрудники были в курсе общей ситуации. А кто-то совещается с сотрудниками и поощряет инициативу каждого.

Важно понимать, что отчеты и оперативки строятся по принципу  «контакт руководителя с каждым сотрудником»  и позволяют обеспечивать исполнительскую дисциплину. А вот совещание работает на другие задачи. Это вид командной работы, который вовлекает каждого сотрудника в принятое решение, усиливает его вклад в дело и самоотдачу, а также повышает уровень командного взаимодействия.

организация совещания, МальковаВсе это несет для руководителя не только плюсы в духе «одна голова хорошо, а две – лучше», но и риски, связанные с управлением команды.  Классику таких рисков продемонстрировали еще 30 лет назад герои  фильма «Гараж» Э.Рязанова:

  • абсурдная повестка дня
  • слишком большая группа
  • решение с прямым нарушением интересов каждого участника
  • формальные правила проведения совещания
  • отсутствие специально организованной дискуссии
  • борьба лидеров мнений
  • попытки принять простое и быстрое решение

Список можно расширить также случаями из жизни, когда руководитель приглашает сотрудников на совещание, чтобы послушать всех и принять единоличное решение. И часто сотрудники именно такого исхода и ожидают, они приходят без особой подготовки, старательно продвигают свое мнение или отмалчиваются, злятся друг на друга за потраченное время, но в душе верят в относительную безнадежность всей этой затеи с совещанием.

Если Вы хотите избежать пустой траты времени, взаимных манипуляций и развала коллектива – подумайте несколько раз, стоит ли собирать совещание. Проверьте себя по вопросам, возможно в данный момент индивидуальное решение руководителя будет более адекватным.

КОГДА КАКОЕ РЕШЕНИЕ ЛУЧШЕ?

Индивидуальное Решение Командное Решение
Дефицит времени Нужно нестандартное решение
Руководитель располагает всей  информацией и готов нести ответственность за решение Решение несет риски. Необходимо разделить ответственность с командой
Высока вероятность доминирования одного мнения\деструктивного конфликта в группе Вероятность конструктивного обсуждения высока
Информация для принятия решения носит конфиденциальный характер и не подлежит огласке в группе Нужно укреплять взаимопонимание в группе и стимулировать группу осваивать приемы коллегиальной работы
Членам группы недостаточно знаний, квалификации для принятия решений Принятие решения требует консолидации информации, экспертизы и специальных знаний. Нужна вовлеченность и вклад каждого члена команды
Руководитель доминирует и не привык работать с коллегиальными решениями Руководитель готов быть частью демократического процесса в управлении бизнесом

2. Что делать?

СовещанияЕсли и после проверки Вы убеждены, что совещание необходимо, то начинайте формулировать задачи совещания. Сосредоточьтесь на тех аспектах командной работы, которые необходимо активизировать:

  • Обмен информацией в команде
  • Координация задач
  • Выявление и анализ проблем
  • Выработка «правил игры»
  • Урегулирование конфликтов
  • Принятие решений

Когда Вы будете точно знать, для чего Вы собираете совещание, Вы сможете тщательно подготовиться и подготовить к нему сотрудников.   Для этого совещания задайте себе вопросы:

  • Что мы намерены обсуждать?
  • Почему это важно для нас?
  • К каким результатам мы можем прийти в обсуждении?
  • Кто нам действительно нужен для обсуждения?
  • Какой вклад сможет внести каждый из нас в решение этой задачи?
  • Как обеспечить подготовку участников к обсуждению?
  • Как обеспечить эффективный диалог? За счет каких правил работы в группе?
  • Как обеспечить принятие решения? Какой будет процедура принятия решения?
  • Кто за что может отвечать?

Лучше фиксировать ответы на бумаге, это поможет увидеть очевидные нестыковки и пробелы информации. После того, как план готов, можно приступать к формированию повестки дня. Здесь работает простое правило: нужно указать что будем обсуждать и какие выгоды получим, если найдем решение.

В дальнейших шагах Вам помогут  принципы эффективного совещания:

  • Предлагайте участникам совещания заранее ознакомиться с повесткой дня. Так участники придут на совещание с полным и четким понимание обсуждаемого вопроса, у них будет время продумать собственное отношение к проблеме, свои предложения и альтернативы.
  • Старайтесь выбирать или назначать процедурного лидера. Задача процедурного лидера – следить за регламентом, помогать участникам обсуждать вопросы, проводить голосование. Так участники совещания будут лишены возможности «залипать» на отдельных вопросах, уводить обсуждение в сторону, повторяться. Процедурный лидер может быть стабильным или меняться по решению группы.
  • Настаивайте на рабочих правилах коллегиальной работы. Совещание с церемонией и традициями всегда помогает группе держать границы обсуждения.
  • Поощряйте высказывания каждого. Используйте армейский принцип от младшего к старшему. Не допускайте деструктивной критики мнений участников.
  • Готовьте решение к голосованию. Просите участников привести все «за» и «против», определить риски и личные вклады, отнестись к предложенным вариантам. Лучшее решение – решение, сознательно выбранное из вариантов.