техники тайм менеджмента

Техники тайм-менеджмента или «СКАЗКА О НАЙДЕННОМ ВРЕМЕНИ»

— Что бы мне почитать по тайм-менеджменту ?
— Записывай: Евгений Шварц, «Сказка о потерянном времени».

(анекдот)

Все компании рано или поздно сталкиваются с проблемами управления временем и ищут подходящие техники тайм менеджмента. С одной стороны, сотрудники корпят над отчетами, с другой стороны, эти же сотрудники тратят свое время на серфинг в интернете.  Постоянные опоздания, просроченные задания, затянувшиеся совещания снижают эффективность работы. Руководители подстегивают своих сотрудников, а те начинают еще больше опаздывать… Время словно ожило и превратилось в непокорное, капризное существо. Оно втянуло людей в свою игру и создало для них ловушки.
Рабочий ритм задает компания — и сотрудник должен под него подстроиться.

Современные бизнесы требуют от человека максимального включения в рабочий процесс. Практически любая должность в компании больше не имеет четких границ: сотрудники включены в разные проекты, взаимодействуют с широким кругом специалистов и живут в ситуации многозадачности. Да и современные города с их пробками осложняют отношения человека со временем.

Без сомнения, Вы сами прекрасно знаете, есть ли у Вас проблемы с тайм-менеджментом. Но на всякий случай для начала предлагаем Вам простой тест

Тест

Ответьте на следующие вопросы честно, «да» или «нет».

  1. Вы убеждены, что эти люди – сплошные проблемы!
  2. Вам нужна только победа. Никакой другой результат Вас не устроит!
  3. Вам наплевать на эту суету вокруг цели. Все равно лично для Вас ничего не изменится!
  4. Вам важно, чтобы у коллектива была энергия. Вам важно шутить, ощущать, что здесь люди, а не сухой производственный процесс.
  5. Вам трудно работать, потому что все куда-то девается! Письма не доходят, бумаги теряются, люди вовремя не делают, что Вы им говорите.
  6. Вы не верите в успех предприятия. Вы считаете, что у коллектива недостаточно умений, ресурсов и драйва.
  7. Вы сами не знаете, чего хотите.
  8. Вроде весь день что-то делал, но вечером трудно понять, куда девалось время и что было сделано
  9. Вы все успевали бы, если бы вам постоянно не мешали коллеги, клиенты и сотрудники
  10. В современном городе невозможно не опаздывать и соблюдать договоренности

Если среди Ваших ответов есть хотя бы три «да» — знайте, Вы серьезно снижаете эффективность коллектива и свою собственную из-за неправильного управления временем! Да, для многих людей стала обычной отговорка, что «в сутках всего 24 часа —  и успеть все нереально!». Однако столь любимый офисными сотрудниками интернет выдает правильную шутку: «Не говори, что у тебя мало времени: у тебя столько же часов в сутках, как и у Бетховена, Пушкина и Леонардо да Винчи».

Как же не стать героем «Сказки о потерянном времени»?

Нужно:

  1. Найти свой стиль взаимодействия со временем ( управление временем)
  2. Оптимально планировать свой рабочий день, даже если вокруг Вас царит умеренный хаос
  3. Применять несложные техники тайм-менеджмента, помогающие достигать маленьких побед над обстоятельствами – и, наконец, начать пользоваться современными технологиями!

ДЕЙСТВИЕ ПЕРВОЕ:
выработка своего стиля отношений с управлением временем

Каждый человек хоть раз в своей жизни пытался совладать с рабочим временем путем чтения литературы или посещения тренингов по тайм-менеджменту. И каждый неизбежно отмечал, что разумные советы часто остаются лишь записанными в блокнот.

Почему же приемы не работают?

Секрет прост: советы экспертов, как правило, связаны с убеждениями. Эти убеждения и являются базой для той или иной системы управления временем. Если предложенная технология не соответствует Вашей внутренней системе убеждений – она будет, как ботинок не Вашего размера, либо жать, либо спадать.

Итак, первое, на что нужно обратить внимание при взаимодействии со временем – способы мышления. Ежедневно наш мозг испытывает атаку множества проблем. Но все они, так или иначе, относятся к четырем сферам существования современного человека:

  • Обустройство быта при скудных ресурсах
  • Карьерное и личностное развитие
  • Разрешение психологических узлов в личной и профессиональной жизни
  • Поддержка воли и вкуса жизни

Как мы ведем себя для решения всех задач? Как правило, есть три базовых способа:

  • Ищем подходящее среди знакомых нам решений (действуем по аналогии, вспоминаем свой опыт)
  • Устанавливаем границы (ищем причины неудач, определяем одну главную проблему, ищем быстрое решение, способное дать передышку)
  • Включаем режим автосохранения (отключаемся от проблем, ленимся)

Ловко все устроила природа! Допустим, нужно новому сотруднику подготовить отчет о командировке. Как это сделать?  Конечно, он пойдет на корпоративный портал, попросит образец у руководителя, сразу сядет и заполнит образец, сверит его с руководителем и вовремя отправит в бухгалтерию…

Ах, если бы в жизни было все так гладко! Даже на таких простых вещах, как отчет о командировке, сломано немало копий!

Например, мы знаем компанию, в которой бухгалтерия была готова на любые подвиги, только бы 200 торговых представителей, наконец, начали присылать отчеты о расходах бензина в срок до 24 числа каждого месяца!  «Ну ведь каждый месяц одно и то же!»

Что делать? Человек – существо иррациональное. Он не может действовать как машина по предоставлению отчетов. А современный человек еще и живет в ситуации множества информационных потоков, ежеминутно меняющихся приоритетов и в постоянном контакте с другими людьми. То есть, чтобы успевать делать какие-то важные для результата вещи, ему нужно быстро ориентироваться. А это нелегко. Вот наш мозг и выдает «сбои программ», подчиняясь Монстрам мышления!

Что это за монстры? Их очень важно знать в лицо, чтобы вовремя поставить им преграду:

  1. Если Вы считаете себя хорошим экспертом, держите в голове массу информации, склонны к радикальным решениям, знайте, что Вы попали в ловушку Тоннельного мышления. Вы будете эффективны, если Ваша рабочая жизнь протекает в круге экспертных задач, Вы работаете в индивидуальном режиме и располагаете хорошими ресурсами для решения задач. Как только Вам нужно будет войти в проект, где нужно много взаимодействовать, координировать задачи с другими людьми — Вас ждут серьезные испытания. Тоннельное мышление подвергает критике все, что не укладывается в привычные рамки. Оно тратит Ваше драгоценное время на сопротивление. Вы тратите время на то, чтобы разбираться с вопросами «почему я?», «это неправильно, так как…», «было бы лучше, если бы..».Вы «отрабатываете подходы к столу», вместо того, чтобы начать работать. Хотя сами задачи во всей этой рабочей кутерьме для Вашего опыта, скорее всего, не представляют никакой сложности!
    Что же делать? Во-первых, важно понять, с чем Вы имеете дело, какие результаты нужны, кто и как может внести вклад в дело, какие особенности есть у людей и как с ними справляться. А поняв, надо придумать лучшие способы для решения этих задач – договорится с коллегами, применить новое программное обеспечение, применить тайм-менеджмент.  Если Вы хотите быть эффективным, то Вам нужно немного изменить угол зрения, стимулировать свое мышление вопросами «наивного исследователя»:
    • Почему это важно?
    • Почему я могу с этим справиться?
    • Как это работает?
    • С чем это связано?
    • Кто может помочь?
    • Какие у него могут быть идеи?
    • Как мы можем вместе решить эту задачу?
    • О чем нам надо договориться?
  2. Если Вы стараетесь максимально упорядочить свою рабочую жизнь, наладить все до автоматизма, выполнять задачи заранее до намеченного срока, то Вас поджидает другой монстр – Стереотипность мышления. Вы будете эффективны, если Ваша работа катится по однажды проложенным рельсам и укладывается в список задач. Но если вдруг Вам выпала доля подменить коллегу на время отпуска, побыть наставником над молодежью, взять на себя ряд функций в период слияния двух подразделений – Ваши нервы рискуют оказаться не пределе. Потому что люди – это проблемы! Спонтанные, опаздывающие, оставляющие после себя кучу незавершенных задач. Везде, где нужно изыскать дополнительный ресурс времени в жестком порядке деятельности, будет возникать сильнейшее напряжение. Ведь стереотипность мышления не терпит импульсного распределения внимания, легкой небрежности в приоритетах, контроля по ключевым точкам! Друзья стереотипного мышления – перфекционизм, индивидуализм и полное отсутствие азарта.
    Что же делать? Расслабьтесь! Перестаньте «пилить опилки». Вспомните Эдисона и Леонардо да Винчи, которые достигли эффективности именно потому, что поставили режим с ног на голову! Вспомните Жоржа Сименона, который работал неравномерно, циклично, но с упоением! Добавьте немного азарта в свою жизнь:
    • Держите задачи под контролем, но не стремитесь завершить их раньше намеченного срока. Для эффективности будет достаточно просто укладываться в срок;
    • Не принимайте на себя чужих задач без анализа. Вы должны четко отдавать себе отчет в том, как и когда Вы все успеете. Договаривайтесь о встройке задач в Ваш план, а не о выполнении «всего, что дадут»
    • Научитесь устанавливать причинно-следственные связи: какие задачи действительно важны для деятельности подразделения, а какие такого влияния не оказывают. Это поможет с управлением временем.
    • Да, да, качество исполнения можно варьировать – снижайте планку! Помните, что поэт Пика дела Мирандола уже в 12 лет стал признанным итальянским поэтом, но умер молодым от усталости! «Не пытайтесь это повторить», как пишут в рекламах!
    • Помогайте коллегам решить совместные задачи. Если кто-то опаздывает, не сочтите за труд позвонить ему и расспросить о ситуации. Чем раньше Вы оцените шансы на успех, тем быстрее сможете принять решение, что делать дальше.
    • Научитесь различать задачи, которые вселяют в Вас вдохновение, и те, которые вызывают сопротивление. Ищите развития там, где Вы получаете энергию. Если есть такая возможность, поговорите со своим руководителем открыто и обозначайте путь своего развития.
  3. Встречаются, конечно, и такие коллеги, кто следует творческому процессу, распыляет время на отдельные темы и никак не может мобилизоваться на ежедневные рабочие достижения. К счастью, банковская среда редко привлекает таких сотрудников. Тем не менее, если Вы понимаете, что это Ваш случай, то знайте, что у Вас, скорее всего, срабатывает Автоматизм мышления. При всех логических доводах, что взрослый человек должен быть ответственным и рациональным, что Вы – хозяин обстоятельств, мышление просто дрейфует. Оно просто фиксирует Вас на процессе, оно подбрасывает Вам приятные, но пустые, с точки зрения цели, занятия.
    Что делать? Нужно срочно разбираться с темой целеполагания:
    • Начните с вопросов к себе – что приносит в работе радость? Что отвращает? Чего Вы хотите достичь? Что мешает? Кто может помочь?
    • Обратите внимание на экологию труда, на режим. Большинство великих людей подчиняли свою жизнь режиму. Эмиль Золя привязывал себя к стулу, чтобы писать каждый день, а Лев Толстой работал строго с 9.00 до 17.00 ежедневно.
    • Обратите внимание на свои потребности и установки. Постоянная неудовлетворенность своим положением в коллективе и доходами ведет к снижению самооценки. Срочно инвестируйте время, которое Вы тратите на отчаяние, в развитие свежих навыков!

Прислушайтесь к себе, пересмотрите свои настройки, ослабьте напряжение, мобилизуйте внутренние силы — и время будет к Вам благосклонно!

управление временем

ДЕЙСТВИЕ ВТОРОЕ:
оптимальное планирование рабочего дня

«Всегда есть время для того, чтобы сделать самые важные вещи».
(Закон Принудительной Эффективности)

В планировании рабочего дня мало что помогает так же эффективно, как нестареющая матрица Эйзенхауэра. Она хороша тем, что в ситуации потока дел помогает быстро разбросать приоритеты, поработать над тайм-менеджментом и понять, что действительно нужно сделать прямо сейчас!

Критерии этого инструмента просты: все задачи мы фильтруем с ориентацией на цель и контекст. «Важно» – выполнение необходимо для реализации ключевой цели и предотвращает потери. «Срочно» – если задача не будет выполнена срочно, она потеряет смысл.

Матрица действительно полезна тем, кто зажигается большими задачами, любит крупные проекты, но сразу бросается делать дела, проскакивая этап планирования и анализа ситуации. Работа с матрицей поможет таким людям более внимательно отнестись к организации задач во времени.

«У меня все задачи срочные и важные!» — скажете Вы. Ну, уж себе-то врать не стоит. Посмотрите, как можно распределить Ваши «важные и срочные» задачи:

СРОЧНО МЕНЕЕ СРОЧНО
ВАЖНО
  • Критические ситуации
  • Неотложные проблемы
  • Задачи, исполнение которых зависит только от Вас и определено сроком
  • Организация работы
  • Профилактика проблем
  • Поиск новых возможностей
  • Развитие
  • Новые проекты
МЕНЕЕ ВАЖНО
  • Чужие просьбы
  • Корреспонденция вне основного потока дел
  • Дела, которые могут выполнить подчиненные, если им это поручить
  • Второстепенная к основным результатам информация
  • Частные разговоры
  • Письма с рекламой
  • Социальные сети

Несмотря на то, что Матрица выглядит довольно простой, для ее освоения нужен навык. Если Вы еще не пользовались этим инструментом, вот вам простое Упражнение: расставьте приоритеты для Василия Н. – главного бухгалтера в компании, торгующей стройматериалами. Через неделю ему будет 30 лет. Вот его список задач на июльский день.

Подписать табель отпусков
Заменить фильтры в автомобиле
Провести собеседование на должность бухгалтера
Провести инструктаж сотрудников по использованию банковских зарплатных карт
Бросить курить
Изменить прическу
Заказать канцелярию в отдел
Спланировать все даты консолидации документов для отчетности на 4 квартал
Разобрать архивы
Связаться с заводом – поговорить о качестве
Помыть кофеварку
Подготовиться к совещанию с директором
Подвести итоги жизни
Заказать банкет

Легко справились? Поздравляем Вас! Теперь проделайте ту же задачу для себя.

И, конечно, при планировании рабочего дня не стоит забывать о таких вредных явлениях и существах, которые называются хронофагами, т.е. пожирателями времени. У каждого человека эти монстры свои, но не ошибемся, если скажем, что отрывающие от дел телефонные звонки, привычка каждую минуту проверять электронную почту, зависимость от социальных сетей, беспорядок на столе и в компьютере, неподготовленные совещания – бич многих сотрудников. Пожиратели Ваши мешают наладить тайм-менеджмент – и бороться с ними можете только Вы.

Вот лишь несколько небольших советов, которые помогут:

  1. Установите режим проверки электронной почты (например, раз в 2-3 часа)
  2. Избегайте назойливых коллег и посетителей
  3. Все встречи и совещания тщательно готовьте. Хорошая повестка дня – половина успеха и экономия времени
  4. Делегируйте то, что можно делегировать

Выявить врага – это уже наполовину его победить… Что же делать, если Вы не знаете своих хронофагов? Лучший способ – тайминг. Попытайтесь в течение 2-3 дней записывать каждое свое действие на работе. Вас ждет много чудных открытий. Так, один сотрудник компании после введения такой технологии, подсчитав время, потраченное на перекуры, обнаружил, что должен компании… целый день работы. Кстати, тайминг – хороший способ и для того, чтобы помочь в тайм-менеджменте своим подчиненным. Проверено: как только руководитель просит подчиненных записывать каждый свой шаг, производительность труда увеличивается в несколько раз!

ДЕЙСТВИЕ ТРЕТЬЕ
Несложные техники и приемы тайм-менеджмента

Время — это единственное, что нельзя накопить,
оно не сохраняется и не увеличивается.
Его можно только обменять — на деньги или на знания.
Время — это вообще самое важное.
Ямагучи Тадао «Путь торговли»

Инструментов управления временем человечество изобрело много: от простого ежедневника до сложных компьютерных программ.  Есть даже такой экзотический инструмент как Scrumpoker, использующийся в мире ИТ для оценки оптимальных сроков разработки: всем специалистам раздаются специальные покерные карты, каждый выбрасывает свою карту с предполагаемым сроком, а уже в процессе аргументации и оценки выбирается оптимальный срок.

На наш взгляд, для успешного управления временем в системе работы крупного банка важна база, которая может обеспечить адекватную настройку человека на системность. Такой базой мы видим Систему 5S, уже известную знатокам кайдзен или теории lean.

Термин 5S происходит от пяти японских слов:

  1. Seiri (организация) — это сортировка всего, что находится в вашем офисе и на рабочем месте, а также выяснение, что из всего этого вы действительно используете. Найдите один раз время и безжалостно избавьтесь от всего ненужного — и на реальном столе, и на виртуальном. Установите порядок – тогда в следующий раз, когда Вам потребуется найти что-либо, это займет у Вас секунды, а не минуты и уж точно не часы.
  2. Seiton (аккуратность) — поддержание в порядке всех своих инструментов, чтобы легко получать доступ к тому, что нужно для работы. Это относится и к документам в компьютере.
  3. Seiso (чистота) —поддержание чистоты на рабочем месте.
  4. Seiketsu (стандартизация) — введение стандартов, касающихся таких аспектов работы, как хранение документов, правила пользования электронной почтой и телефоном, периодичность проведения совещаний и т.д.
  5. Shitsuke (дисциплина) — необходимость упорно выполнять требуемые действия, пока это не войдет в привычку.

Этот принцип применим и на Вашем рабочем месте:

  • Поймите, из чего состоит Ваша деятельность – какие важные операции Вы совершаете для достижения результата
  • Приведите в порядок материалы и инструменты, используемые во время работы, таким образом, чтобы Вы тратили минимум времени на доступ к ним
  • Организованно выполняйте работу, совершая только нужные действия
  • Поддерживайте чистоту на рабочем месте, чтобы было легко приступить к работе в следующий раз.

 Не стоит пренебрегать помощью компьютера. Правильно организовав свою рабочую почту с помощью Outlook или другой программы, используя систему подсказок, напоминаний, автоответчика, возможности назначить встречу одним кликом сразу группе людей, Вы будете экономить секунды, которые потом складываются в часы. Потратьте немного времени для такого тайм-менеджмента, чтобы «заточить лопату» -изучить все возможности программного обеспечения, принятого у Вас в компании. Научите этим хитростям коллег, и уже скоро многие вопросы, ранее требовавшие нескольких итераций, будут решаться одним движением мыши!

Ну, а самым оптимистичным инструментом мы считаем кайросное планирование. Кайросное планирование предполагает, что Вы используете удобный момент для совершения какого-либо дела. Во время утреннего кофе можно провести блиц-совещание с коллегами. На подпись шефу можно собрать все нужные бумаги отдела, чтобы каждый не ходил со своей бумагой. Пока ждешь письмо, можно распечатать нужные бумаги. Каждый из нас и так старается в один момент сделать массу дел. Но не каждый старается превратить этот момент в счастливый — сделать так, чтобы момент продвигал к решению задачи, к эффективности и к достижению цели. Кайросное планирование помогает быть мобилизованными и получать удовольствие. Не зря же Кайрос – древнегреческий бог счастливого мгновения. Так что немного усилий и вы освоите техники тайм-менеджмента и сможете подружиться со счастливым древнегреческим божеством.

Елена Малькова,
организационный консультант,
бизнес-тренер,
руководитель клуба «Дерзкое мероприятие»